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L'accompagnement par l'expert-comptable dans la digitalisation des entreprises
Publié Jeudi 5 septembre 2024
Marine Mistral et Laurent Villet / De quoi parle-t-on ? La digitalisation des entreprises est l’ensemble des processus visant à transformer les outils, procédés, métiers et usages d’une organisation pour les remplacer par des outils numériques plus performants.
Quels processus digitaliser ?
Dans une entreprise, différents domaines peuvent faire l’objet d’une digitalisation. Les processus généralement les plus impactés sont les flux liés aux ventes et aux achats et cela notamment par la mise en place de la facture électronique.
Il est possible de digitaliser d’autres processus comme ceux liés aux flux bancaires (par exemple en mettant en place la télécollecte bancaire) ou aux notes de frais.
Digitaliser, c’est aussi mettre en place des outils transverses comme :
– Une plateforme collaborative : c’est un outil interne mis à la disposition des collaborateurs qui regroupe toutes les applications utilisées par l’entreprise afin de centraliser la gestion des connaissances et toute information liée au fonctionnement de la société ;
– Un « enterprise resource planning » : c’est un logiciel de planification des ressources d’une entreprise. Toutes les informations sont stockées dans une base de données unique ;
– Un « customer relationship management » : c’est un logiciel de gestion de la relation client. Cet outil va centraliser tous les contacts (clients, prospects et fournisseurs) et enregistrer, pour chacun d’entre eux, les informations commerciales.
Avantages et inconvénients, on vous dit tout !
La digitalisation revêt de nombreux avantages, notamment :
– Elle favorise la rapidité des échanges et des flux,
– Elle améliore l’efficacité des services,
– Elle permet la mise à jour des données en temps réel,
– Lorsqu’elle est couplée à l’automatisation des tâches, elle apporte de la sécurité dans les flux,
– Elle permet d’accéder aux différentes données de n’importe où, n’importe quand.
Digitaliser son entreprise, c’est très bien mais attention aux inconvénients. Beaucoup de solutions sont disponibles sur le marché et à tous les prix. Les solutions les moins chères ne correspondent pas forcément aux besoins exprimés et peuvent être compliquées à mettre en place. La transition peut in fine coûter très cher.
Six étapes à suivre pour réussir sa digitalisation
1- Diagnostic de la maturité digitale de l’entreprise
L’expert-comptable est au cœur des flux et des outils de l’entreprise. Il est donc parfaitement positionné pour réaliser un audit des processus opérationnels, des systèmes existants, de la culture et de l’organisation de l’entreprise.
L’objectif de l’audit de maturité digitale est notamment d’adresser les questions suivantes :
– Où se situe votre entreprise en termes de maturité digitale par rapport aux normes de l’industrie et aux concurrents ?
– Comment la culture organisationnelle de l’entreprise soutient-elle ou freine-t-elle la transformation digitale ?
– Comment mesurer et suivre efficacement le retour sur investissement des initiatives de transformation digitale ?
Cette phase de diagnostic est clé dans la mesure où elle contribue à sensibiliser les dirigeants et collaborateurs sur l’ensemble des sujets liés au numérique. L’aboutissement de ce diagnostic se matérialisera par un plan d’action, des étapes clés, un calendrier pour la mise en œuvre des recommandations.
2- Évaluation des besoins de l’entreprise
Après avoir établi le diagnostic de sa maturité digitale, il faut évaluer, définir les besoins de l’entreprise. Il s’agit de répondre à la question « quels processus souhaite-t-on faire évoluer ? », et de cette réponse découleront les questions suivantes :
– Quels sont les domaines opérationnels prêts pour une transformation digitale et quels sont ceux qui nécessitent davantage de préparation ?
– Y a-t-il des priorités dans le calendrier de mise en place ?
Il est important de bien distinguer (et ici est tout l’enjeu d’une bonne évaluation des besoins de l’entreprise !), les processus que l’on souhaiterait faire évoluer, de ceux qui doivent être intégrés dans le modèle opérationnel actuel car plus bénéfiques que les autres, et de ceux que l’on peut faire évoluer car prêts pour une transformation digitale. L’expert-comptable est un acteur majeur dans la bonne évaluation des besoins de l’entreprise. Il saura vous orienter, vous éclairer et vous apporter le conseil adéquat sur ce sujet.
3- Définition du budget alloué
Le budget, ou devrait-on dire le « nerf de la guerre » ! La digitalisation implique des sommes conséquentes qu’il ne faut pas négliger et qu’il faut budgéter. L’expert-comptable, en tant que professionnel du Chiffre, est à même de vous aider dans la définition de l’enveloppe à allouer à la digitalisation et dans le plafond d’investissement que vous ne pouvez pas dépasser. Il vous accompagnera également dans la répartition de cette enveloppe en fonction des différents processus à digitaliser.
Un budget idéalement construit ne doit pas négliger l’anticipation du temps que vous allez allouer à chacune des étapes de la digitalisation des processus, c’est-à-dire à la mise en place, à la formation des collaborateurs, au suivi d’installation….
4- Élaboration du calendrier de la gestion de projet
Le temps, c’est de l’argent : c’est vrai mais pas de précipitation ! Il faut compter plusieurs semaines voire plusieurs mois pour digitaliser un processus de A à Z. L’élaboration d’un calendrier pour la mise en place de chacune des étapes de digitalisation est très importante : fixation des délais, détermination des ressources nécessaires, description et ordre de réalisation des tâches… Prévoir, anticiper, prendre de la hauteur, c’est ce que peut vous apporter votre expert-comptable à cette étape.
5- Rencontre des commerciaux et choix de la solution à retenir
À l’heure du choix d’une solution digitale, ne restez pas seul et faites confiance à votre expert-comptable. Sa connaissance de votre entreprise, sa proximité à vos côtés, couplées à son expérience chez ses autres clients lui permettront de vous aider à déterminer la solution la plus adaptée.
Sur certains aspects comme celui de la facturation électronique et sous l’impulsion de l’Ordre des experts-comptables, il est même un référent formé et aguerri.
6- Mise en place et suivi de la solution
Il est dans l’ADN de votre expert-comptable d’accompagner vos actions jusqu’à leur terme et au-delà. Votre expert-comptable est par essence un professionnel de la gestion de projet qui sera à vos côtés dès la première réunion de lancement : il veillera au bon cadencement de la mise en place de la solution que vous aurez choisie et posera à vos côtés toutes les questions pertinentes afin d’anticiper les difficultés, éviter les écueils et les délais de mise en place interminables tout en sécurisant la continuité de vos activités pour garantir une transition efficace.
Ce qu’on oublie souvent après la digitalisation de l’entreprise : la cybersécurité !
La généralisation de l’utilisation des outils digitaux doit impérativement s’accompagner d’une véritable réflexion sur les questions de cybersécurité. De par son rôle transverse et son expertise des systèmes d’information, l’expert-comptable est un allié précieux des entreprises pour les accompagner vers plus de sécurité en s’attachant notamment aux thématiques suivantes :
– La garantie de la confidentialité des données de l’entreprise par la mise en place de dispositifs de sécurisation des échanges de données sensibles ;
– La définition et la mise en œuvre d’une stratégie de sauvegarde ;
– Se préparer aux cyberattaques et mettre en place un véritable plan de traitement des incidents ;
– Diffuser, rappeler et communiquer les bonnes pratiques au moyen d’une charte d’utilisation des données et/ou d’une charte informatique…
Alors, êtes-vous prêts pour la digitalisation de votre entreprise ?
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